“Gérer les documents de ta société : comment mettre en place un système de GED efficace ?”
La gestion des documents constitue un véritable défi pour les entreprises. Elle implique des tâches répétitives et chronophages. Pour simplifier et optimiser cette gestion documentaire, l’idéal serait d’opter pour une solution de gestion électronique des documents (GED).
Mais comment mettre en place un système de GED efficace ? Voici les étapes à suivre.
Étape 1 : Pourquoi mettre en place une solution de GED ?
La mise en place d’une solution de GED permet de gagner du temps et d’améliorer la gestion documentaire dans ta société. Elle permet également d’améliorer la productivité de tes salariés et de réaliser des économies en supprimant les coûts liés à la gestion des documents physiques.
Étape 2 : Constitue une équipe pour la gestion du projet GED
Le déploiement d’une solution de gestion électronique des documents nécessite une bonne préparation. Pour mettre en place une solution de GED, la première étape est de constituer une équipe dédiée au pilotage du projet et de préparer tous les employés à la mise en place de la nouvelle solution de gestion électronique des documents.
Étape 3 : Évalue les besoins de ton entreprise
Avant la mise en place d’une solution de GED dans ton entreprise, tu dois évaluer les besoins de ta société. Pour commencer, tu peux identifier la nature des différents documents à gérer et les classer par catégorie. Après avoir identifié et classé les documents par catégorie, tu peux maintenant évaluer leur quantité.
Étape 4 : Définis un plan de fonctionnement du logiciel GED
Après avoir identifié les besoins de l’entreprise, la prochaine étape est de mettre en place un plan de fonctionnement clair de la solution de GED que tu veux intégrer dans ton entreprise. Tu dois par exemple établir un processus de classement et d’indexation des documents.
Étape 5 : Choisis le logiciel GED qui correspond aux besoins de ton entreprise
Pour choisir parmi les différents logiciels de gestion électronique des documents, tu dois principalement tenir compte des besoins de ton entreprise. En tenant compte de ces critères, tu peux présélectionner plusieurs logiciels GED et tester les outils présélectionnés afin de vérifier leurs fonctionnalités.
Étape 6 : Installe le programme et forme les utilisateurs
Une fois que tu as trouvé le logiciel parfait pour ton entreprise, tu peux maintenant installer l’outil choisi et former les utilisateurs pour qu’ils puissent l’utiliser sans grande difficulté.
En suivant ces étapes, tu pourras mettre en place un système de GED efficace dans ton entreprise et améliorer significativement la gestion documentaire de ta société.
Par votre serviteur dévoué, SAM SESSINOU HOUNKPE-DUFFAY, le roi des Ninja et du Scroll; donc fan numéro 1 du manga légendaire NINJA SCROLL! 😉
