Signature électronique : pourquoi la adopter ?

Gagner du temps, réduire les coûts…

Imprimer un document, le signer manuellement, puis le numériser pour enfin le renvoyer par mail… Un processus fastidieux et chronophage qui appartient désormais au passé grâce à la signature électronique. Cette dernière apporte son lot d’avantages tels que la réduction des coûts, le gain de temps, la suppression du papier, la sécurité et la traçabilité. Mais comment l’utiliser ?

Choisir le type de signature électronique adéquat

Avant de choisir un outil de signature électronique, il convient de déterminer le niveau de sécurité nécessaire pour le document à signer. Les niveaux de signature existants sont :

• La signature simple : elle a une valeur juridique limitée et permet de simplifier les processus internes.
• La signature électronique avancée : utilisée couramment dans les entreprises, elle permet d’identifier le signataire et garantir l’intégrité du document.
• La signature électronique qualifiée : la signature technique et juridique la plus fiable, elle nécessite une validation de l’identité du signataire par une autorité de certification et est utilisée pour des actes notariés ou des appels d’offre des marchés publics.

Consultez le guide de francenum.gouv.fr pour avoir plus de détails sur les différentes méthodes de signature électronique.

Connaître la législation locale

Pour que vos documents soient juridiquement contraignants, assurez-vous de vous conformer aux normes légales de votre pays ou région concernant la signature électronique. En France, par exemple, les outils de signature électronique doivent respecter le Réglement eIDAS établi par l’Union européenne et le RGPD.

Opter pour les outils de signature électronique adéquats

Pour garantir l’intégrité de vos documents, utilisez des outils spécialisés pour cadrer les signatures électroniques de vos fichiers, tels que des contrats de travail ou des contrats de vente. Des solutions connues telles que DocuSign et Adobe Sign sont disponibles, mais il existe également d’autres outils fiables comme OneFlow ou Yousign qui offrent une bonne alternative pour gérer vos contrats en ligne.

Ces outils permettent d’assurer la « juridicité » des documents signés, leur stockage en ligne et leur traçabilité en tout temps. Bonus : certaines solutions sont certifiées ISO 27001 garantissant la sécurité des informations contenues dans les documents.

Par votre serviteur dévoué, SAM SESSINOU HOUNKPE-DUFFAY, le roi des Ninja et du Scroll; donc fan numéro 1 du manga légendaire NINJA SCROLL! 😉